Retenção de tributos na nota: o que esperar

Quando o comprador é um órgão público, a lei o transforma em responsável por recolher parte dos seus tributos direto na fonte. Você emite a nota pelo valor cheio, mas o órgão retém uma fatia, recolhe ao fisco no seu CNPJ e deposita para você apenas o líquido. É o mesmo mecanismo do imposto de renda que cai no contracheque do empregado — só que aplicado à sua nota.

O ponto que assusta quem nunca vendeu ao governo: o valor que entra na conta é menor que o da nota. Não é dinheiro perdido. É imposto que você pagaria de qualquer jeito, adiantado pelo próprio pagador. O que muda de verdade é o seu fluxo de caixa — e é isso que precisa entrar na conta antes de fechar o preço.

Depende do que você vende, de onde vende e do seu regime tributário. Em linhas gerais, três blocos aparecem nas notas contra órgãos públicos:

Repare que venda de material pura tende a sofrer só a retenção federal; serviço com gente trabalhando no local tende a somar INSS e ISS. Por isso o mesmo faturamento rende líquidos diferentes conforme o objeto. Os percentuais exatos variam por tipo de item e mudam por norma — confirme com seu contador antes de precificar.

Se a sua empresa é optante do Simples Nacional, você já recolhe quase tudo numa guia única, o DAS. Justamente por isso, em regra a empresa do Simples não sofre a retenção dos tributos federais que uma empresa do lucro presumido sofreria — desde que apresente ao órgão a declaração de optante, no modelo previsto na norma. Sem essa declaração entregue, o órgão retém como se você não fosse do Simples.

A retenção não é um custo novo que você deva embutir no preço — se você somar a retenção à margem, fica caro e perde a disputa, porque no fim ela é o seu próprio imposto adiantado. O erro contrário é ignorar o efeito no caixa: você paga fornecedor e folha pelo valor cheio da operação, mas recebe do governo o líquido, e o encontro dessas contas você faz depois, no acerto anual ou no abatimento do DAS.

Some a isso o prazo de pagamento do setor público, que corre a partir do aceite da entrega e não do dia da nota. Empresa pequena que não planeja esse intervalo aperta o caixa mesmo tendo ganhado um bom contrato. Precificar pelo líquido esperado, e não pelo bruto, é o que separa o contrato lucrativo do contrato que sangra o capital de giro.

• A minuta do contrato administrativo e o edital: eles costumam dizer, em cláusula própria, quais retenções incidem sobre os pagamentos.
• O seu regime tributário: optante do Simples precisa preparar a declaração de optante para entregar junto de cada nota.
• O ISS do município do órgão: a alíquota e a regra de retenção são da prefeitura onde o serviço é prestado, não da sua.
• A ordem dos documentos: nota fiscal, aceite da entrega e a nota de empenho precisam bater — divergência entre eles trava o pagamento.
• O prazo de pagamento previsto: conte o caixa a partir do aceite, não da emissão da nota.

Vale ainda mais atenção em registro de preços: a ata diz que você é o fornecedor, mas cada fornecimento nasce de um empenho com quantidade própria, e cada nota carrega sua própria retenção. Trate imposto retido como imposto pago: guarde os comprovantes de retenção que o órgão emite, porque são eles que o seu contador usa para abater o que já foi recolhido.