Contrapartida, prestação de contas e os erros que reprovam projetos

Na licitação, o ciclo fecha quando o órgão recebe o que comprou e paga. No fomento, o ciclo fecha quando a agência aprova as contas do que você fez com o dinheiro dela. Até lá, o recurso é público, está sob a sua guarda e pode ser cobrado de volta. É por isso que quem administra bem o projeto trata a prestação de contas como parte da execução, e não como um relatório para escrever no fim.

Dois compromissos assinados no instrumento sustentam tudo: a contrapartida, que é a parte do custo que a sua empresa banca, e a execução conforme o plano aprovado — mesmo objetivo, mesmas etapas, mesmo orçamento por rubrica. Mudar qualquer um deles sem autorização é o caminho mais curto para a reprovação.

Contrapartida é o edital dizendo "o governo entra com uma parte, você entra com outra". Ela vem como percentual mínimo do valor do projeto e, em geral, é menor para empresa pequena. Há duas formas, e muitos editais aceitam as duas somadas:

A prestação de contas costuma ter duas partes, e as duas precisam bater uma com a outra. A técnica (ou de execução do objeto) mostra que o projeto fez o que prometeu: relatório por etapa, resultados, entregas, evidências. A financeira mostra como cada real foi gasto: extrato da conta, relação de pagamentos, nota fiscal e comprovante de cada despesa, conciliação com o orçamento aprovado.

• Relatório técnico por etapa ou ao final: o que foi feito, o que foi entregue, o que ficou diferente do plano e por quê.
• Relação de pagamentos: cada despesa com data, favorecido, documento fiscal, valor e rubrica (custeio, capital, bolsa, serviços).
• Notas fiscais em nome da empresa, com a identificação do projeto ou do instrumento quando o edital exigir.
• Comprovantes de pagamento rastreáveis: transferência ou boleto pago da conta do projeto. Pagamento em dinheiro raramente é aceito.
• Extrato da conta específica, quando exigida, do primeiro ao último dia da vigência.
• Comprovação da contrapartida, nas formas acima.
• Devolução do saldo não utilizado, com o comprovante, e dos rendimentos quando o instrumento prevê.

Muitos editais exigem que os documentos originais fiquem guardados por anos após a aprovação das contas, à disposição da agência e dos órgãos de controle. Guardar mal é reprovação tardia.

• Gasto antes da vigência: despesa feita antes da assinatura do instrumento, mesmo que seja do projeto.
• Item vedado no orçamento: pró-labore, aluguel da sede, dívida, multa, tributo atrasado, taxa bancária — a lista está no edital.
• Nota fiscal sem identificação ou em nome de terceiro, sócio ou pessoa física quando o edital pede em nome da empresa.
• Pagamento sem rastro: dinheiro em espécie, transferência de conta pessoal, comprovante que não fecha com a nota.
• Remanejamento sem autorização: gastar em capital o que estava em custeio, ou mudar um item, sem pedir por escrito antes.
• Execução diferente do projeto sem termo aditivo: equipe trocada, etapa suprimida, objeto alterado.
• Contrapartida sem comprovação, ou menor que a prometida.
• Relatório atrasado: perder o prazo de entrega da prestação de contas já é inadimplência, mesmo com o dinheiro bem gasto.
• Saldo não devolvido ou rendimento da conta não recolhido.

Repare que nenhum desses erros exige má intenção. São falhas de rotina, da mesma família das que derrubam a empresa pequena na habilitação: certidão vencida, documento faltando, prazo perdido. A diferença é a consequência.

A reprovação começa, em geral, com uma diligência: a agência aponta o que não fechou e dá prazo para corrigir ou justificar. Muita coisa se resolve aqui, com o documento certo. Se não se resolve, a empresa é notificada a devolver o valor impugnado, com correção. Persistindo, o nome vai para cadastros de inadimplentes com o poder público, o que trava novos editais, convênios e, em alguns casos, a própria habilitação em licitação. Nos casos graves, o processo vira uma tomada de contas especial, com responsabilização dos gestores.

1. 1

   Conta e planilha só do projeto

   Uma conta bancária específica (exigida ou não) e uma planilha com o orçamento aprovado por rubrica, atualizada a cada gasto. O que sobra e o que falta em cada linha fica visível o tempo todo.

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   Uma pasta por comprovante, na hora

   Nota fiscal, comprovante de pagamento e a justificativa do gasto arquivados no dia, com o número da rubrica. Reconstituir seis meses de despesa no fim do projeto é onde a prestação de contas morre.

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   Leia a lista de vedações antes de comprar

   Se o item não está claramente permitido, pergunte por escrito à agência antes de gastar. A resposta arquivada é a sua defesa.

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   Peça alteração antes, nunca depois

   Precisa remanejar, trocar equipe ou prorrogar? Solicite por escrito dentro da vigência e aguarde a autorização. Alteração aprovada é rotina; alteração descoberta na prestação de contas é reprovação.

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   Relatório parcial como hábito

   Um relatório curto por mês, mesmo que a agência não peça, deixa o relatório final pronto e revela desvio de cronograma enquanto ainda dá para corrigir.

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   Contrapartida registrada em paralelo

   Horas da equipe apontadas semanalmente, uso de equipamento anotado, atividade social documentada com foto e lista. Comprovar contrapartida no fim, de memória, não funciona.

Uma prestação de contas aprovada vale mais que o dinheiro do projeto: é a comprovação de trajetória que o próximo edital vai pedir. Comece pelo edital certo para a sua empresa — os abertos estão em /fomento, com o veredito de encaixe pelo CNPJ. Requisitos, valores e regras de despesa de cada um ficam nos planos pagos.