Os documentos que sua empresa precisa ter em dia

Todo edital organiza a habilitação do mesmo jeito, mesmo quando muda a ordem dos capítulos. São quatro perguntas, e cada uma tem seus papéis:

Pela regra atual, essa conferência normalmente acontece só com o melhor colocado. Você disputa preço primeiro e mostra papel depois — o que torna muito mais barato tentar. Em compensação, quando pedirem, é para entregar naquele momento.

Todas são gratuitas, saem pela internet e não precisam de despachante. O que muda é o órgão emissor e, principalmente, a validade.

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   Certidão federal (Receita Federal e PGFN)

   É a CND conjunta, emitida no site da Receita Federal pelo CNPJ. Já cobre a parte previdenciária — não existe mais certidão separada do INSS.

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   Certidão estadual

   Emitida pela Secretaria da Fazenda do seu estado. Se sua empresa não é contribuinte de ICMS, o próprio sistema costuma emitir uma certidão de não contribuinte, que serve.

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   Certidão municipal

   Emitida pela prefeitura onde a empresa é registrada, normalmente ligada ao ISS. É a que mais varia de cidade para cidade — em algumas ainda é preciso ir presencialmente.

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   Regularidade do FGTS

   O CRF, emitido no site da Caixa. É o de validade mais curta do pacote — é sempre o primeiro a vencer numa pasta guardada.

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   Certidão trabalhista

   A CNDT, do site da Justiça do Trabalho. Sai em segundos pelo CNPJ e quem nunca teve processo recebe negativa na hora.

Cada certidão tem uma validade diferente e nenhuma delas avisa quando vence. É por isso que a pasta que você montou há três meses quase certamente já tem documento vencido dentro.

Se você está cadastrado no SICAF, boa parte disso é automática: o sistema atualiza sozinho várias certidões e mostra a situação da sua empresa. Vale conferir o cadastro antes de cada disputa — irregularidade aparece lá com antecedência, e é muito melhor descobrir três dias antes do que no meio da sessão.

O atestado de capacidade técnica é uma carta de um cliente seu dizendo que você entregou aquilo, naquela quantidade, naquele prazo. É o documento que mais assusta quem está começando — e é o mais fácil de resolver, porque ele não precisa ser de cliente público.

A frase do edital é sempre a mesma: "atestado fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado". Ou seja: a padaria, a construtora, a escola particular que já compram de você podem emitir. Peça hoje, mesmo sem licitação à vista.

• Papel timbrado do cliente, com CNPJ, endereço e telefone.
• Descrição do que foi fornecido, com quantidades e período.
• Nome, cargo e assinatura de quem responde pela empresa.
• Contato de quem assinou — o órgão pode ligar para confirmar, e isso é normal.

A lei dá a empresa pequena um prazo, contado depois de você já ter sido declarado vencedor, para regularizar pendência fiscal ou trabalhista. É contado em dias úteis e pode ser prorrogado. Não é um passe livre: serve para quem tem uma pendência resolvível, não para quem simplesmente não emitiu a certidão.

Acontece: a certidão vem positiva por um débito antigo, uma reclamação trabalhista de ex-funcionário, um lançamento de ISS de um endereço que a empresa nem ocupa mais. Duas coisas ajudam:

• Descubra a origem antes de pagar. O sistema emissor mostra o número do débito; muita coisa é erro de cadastro e se resolve com pedido administrativo.
• Parcelamento habilita. Débito parcelado e em dia gera certidão positiva com efeito de negativa, que serve na licitação.

Agora, se a pendência apareceu no meio de uma disputa que você estava ganhando e o órgão sinalizou inabilitação, a situação muda de natureza: existe prazo curto e a reação certa é uma peça formal. É o momento de falar com a especialista — a análise de IA do Licitário aponta as exigências do edital, mas não escreve peça jurídica.